Archivage documents d’entreprise

Les conteneurs AGS Records Management

Les archives sont conditionnées dans des conteneurs pour les protéger dans la durée. Plusieurs formats permettent de s’adapter à tous types de documents.

Tous nos conteneurs sont éco-conçus, fabriqués en carton récyclé, preuve de notre engagement RSE.

Leur ergonomie simplifie la prise en main et la manutention.

Inventaire de vos archives

AGS Records Management développe différentes méthodologies d’inventaire pour s’adapter à chaque contexte client et fonds d’archives.

L’objectif est de constituer une base de données qui vous permettent de retrouver vos documents externalisés et les éliminer à leur échéance de péremption.

Les inventaires sont enregistrés dans votre espace client, selon un plan de classement adapté à l’organisation de votre établissement.

Conditionnement de vos archives en conteneurs

Le conditionnement des archives est réalisé suivant un tri par année homogène pour simplifier, à terme, l’élimination par conteneur complet.

Vos avantages : Maximiser les éliminations dans un contexte de respect au RGPD , optimiser les volumes conservés et réduire les budgets associés.

Nous adaptons la prise en charge de vos archives en fonction de vos besoins et budget :

• Prise en charge partielle : optimisez votre budget en impliquant vos équipes dans la préparation de vos archives.
• Prise en charge totale : Nos archivistes s’occupent de tout !

De la préparation de vos archives à la conservation sécurisée, bénéficiez de l’expertise de AGS Records Management pour réaliser l’ensemble de votre processus d’externalisation.

Nos centres de conservation sont certifiés ISO 9001 V 2015 et NF Z40-350 (norme métier), ce qui garantit des conditions de conservation sécurisées et conformes.

AGS Records Management est le 1er réseau en nombre d’implantations en France et dans les DOM-TOM, réduisant les kilomètres parcourus pour prendre en charge de nouvelles archives.

• 85 centres certifiés ISO 9001 V 2015 et NF Z40-350,
• 34 sites agréés Archives Publiques,
• 16 centres de numérisation haut volume,
• 100 nouveaux centres de conservation et de numérisation d’ici 10 ans

Trouvez un centre de conservation

Vous pouvez consultez vos archives selon différentes modalités et délais :

• Transmission physique (document original) ou électronique sécurisée
• Délai standard (J+1- J+2) ou urgent (1/2 journée)

Chaque consultation est suivie par le scan d’un code-barre, jusqu’à 6 fois tout au long du processus de communication. L’information est disponible à tout moment dans l’espace client.

Espace client

Moderne, simple d’utilisation et sécurisé, votre interface de gestion d’archives (Espace Clients) vous permet de gérer facilement toutes vos archives externalisées.

Vous pouvez en un clic :

• Saisir un inventaire : enregistrement de champs structurés (nombre, date, …), éditions d’étiquettes avec code-barres
• Piloter vos archives par des indicateurs et statistiques (nombre de consultations, volumes en conservation…)
• Effectuer une consultation d’archives selon plusieurs critères (services, typologies, dates, mots clés…)
• Gérer l’administration de vos habilitations et plan de classement
• Valider les propositions d’éliminations d’archives…

Pour faciliter la consultation et la gestion de vos documents, AGS Records Management propose des solutions de numérisation de documents à la demande.

AGS Records Management propose un service sécurisé pour la gestion des éliminations :

• Identification des archives éliminables via votre espace client : édition d’une liste des conteneurs dont les archives sont arrivées à leur échéance de péremption, conformément aux durées légales de conservation
• Destruction confidentielle avec revalorisation des déchets
• Délivrance d’un certificat de destruction.

💡 Pour l’élimination des Archives Publiques, un archiviste expert supervise l’ensemble des opérations en collaboration directe avec les Autorités compétentes (Archives Départementales, SIAF, …).

Devoir de conseil : Notre équipe d’experts vous accompagne pour vous aider à structurer l’organisation de vos archives externalisées, dans le respect des normes et réglementations d’archivage (notamment respect du RGPD concernant les données à caractère personnel).

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