Les institutions publiques cumulent des documents chaque jour et possèdent des kilomètres et des kilomètres d’archives publiques.
Conserver les sources d’information qui font autorité
Face à ce défi, pourquoi mettre en place une gestion rigoureuse et adaptée ? Plusieurs raisons le justifient. Vous trouverez une partie des explications ci-dessous.
Depuis novembre 2011, la déclaration universelle des archives de l’UNESCO l’assure : les archives publiques doivent être conservées de manière raisonnée et étudiée, « parce qu’elles garantissent l’accès des citoyens à l’information administrative et le droit des peuples à connaître leur histoire, les archives sont essentielles à l’exercice de la démocratie, à la responsabilisation des pouvoirs publics et à la bonne gouvernance ».
De ce fait, les collectivités locales n’ont pas le choix : elles doivent gérer leurs archives. Et pour cause : elles en ont l’obligation. Elles doivent assurer les conditions matérielles de conservation conformes aux normes, respecter les procédures d’élimination, classer, coter et inventorier les archives et organiser la consultation des documents.
Derrière ces obligations découlent trois objectifs : sauvegarder la mémoire de la collectivité et de ses habitants, assurer la continuité du service public et être en capacité de faire valoir les droits de la collectivité et des citoyens.
Modernisation de l’administration publique
Ainsi, les archives publiques participent à la modernisation de l’administration publique, car elles permettent de garder une trace fiable et opposable des engagements et des décisions de la personne publique, de ses droits et de ceux des usagers, tout en assurant une amélioration continue de l’action publique. Bien gérer ses archives induit également la réalisation d’économies grâce à la diminution du temps de recherche des documents et au tri de l’information.
Face à ces enjeux importants, le producteur d’archives publiques est responsable des documents qu’il produit ou reçoit, mais il n’en est pas propriétaire : il est tenu de les remettre au service d’archives chargé de les conserver. Car les archives publiques sont considérées comme imprescriptibles et inaliénables.
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