NUMÉRISATION DE DOCUMENTS

Service numérisation de documents

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SERVICE NUMÉRISATION
DE DOCUMENTS

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DOCUMENTS

DIGITALISATION PROCESSUS
DOCUMENTAIRES

Service de numérisation d’archives papier

Confiez vos documents d’archives à un spécialiste de la numérisation

Prestataire de numérisation depuis près de 50 ans, AGS Records Management fournit des services de numérisation d’archives papier sur-mesure aux entreprises et établissements publics.

Nos chaînes de numérisation en France et à l’international sont équipées de parcs de scanners de production haut volume, à la pointe de la technologie, capables de traiter tous types et formats de documents. Nos centres de numérisation organisés par « pôle », disposent de salles de stockage, d’espaces de préparation de documents et d’ateliers de numérisation pour assurer un contrôle et une sécurité optimales à chaque étape de traitement de vos documents.

Chaque projet de numérisation d’archives est unique, AGS Records Management dimensionne ses équipes d’opérateurs spécialisés et les moyens nécessaires aux besoins spécifiques de chacun de nos clients pour garantir le respect des délais de traitement convenus.

Nos prestations de numérisation d’archives sont certifiées ISO 9001, vous garantissant ainsi une offre de service de haute qualité pour la mise en œuvre de vos projets de numérisation d’archives.

Processus de numérisation d’archives

Prise en charge et préparation des documents
Numérisation Standard ou Fidèle NF Z42-026

Indexation & Traitement
de I’information

Workflow &
intergration SI
Archivage
Électronique

Archivage
Physique

Prise en charge et préparation des documents

Conditionnement dossier par dossier avec inventaire et transfert de vos documents par nos équipes

Dépollution des documents : agrafes & trombones….

Numérisation des documents

Numérisation fidèle ou standard

Indexation et traitement automatiques des fichiers numériques

Identification des documents numérisés LAD RAD OCR, typage, vidéocodage…

Contrôles, redressement, suppression des pages blanches…

Traitement de l’information

Transfert des fichiers numérisés vers applications et index selon un protocole sécurisé (FTPS) : GED, systèmes information métier …

Remise des livrables sur disque dur externe

Archivage électronique à valeur probatoire

Intégration dans copies numériques dans une Solution d’Archivage Électronique à valeur probatoire : S.A.E ou Coffre-fort électronique

Archivage physique des originaux ou restitution

Externalisation des archives dans nos centres de conservation certifiés NF Z40-350

Ou retour sur site Client

Prise en charge et preparation des documents

Numerisation Standard ou Fidele NF Z42-026

Indexation & Traitement de I’ínformation

Workflow & intergration SI

Archivage Electronique

Archivage Physique

Prise en charge et préparation des documents

Conditionnement dossier par dossier avec inventaire et transfert de vos documents par nos équipes

Dépollution des documents : agrafes & trombones….

Numérisation des documents

Numérisation fidèle ou standard

Indexation et traitement automatiques des fichiers numériques

Identification des documents numérisés LAD RAD OCR, typage, videocodage…

contrôles, redressement, suppression des pages blanches…

Traitement de l’information

Transfert des fichiers numérisés vers applications et index selon un protocole sécurisé (FTPS) : GED ,systèmes information métier …

Remise des livrables sur disque dur externe

Archivage électronique à valeur probatoire

Intégration dans copies numériques dans une Solution d’Archivage Électronique à valeur probatoire : S.A.E ou Coffre-fort électronique

Archivage physique des originaux ou restitution

Externalisation des archives dans nos centres de conservation certifiés NF Z40-350

Ou retour sur site Client

Solution de numérisation d’archives pour optimiser votre gestion documentaire

Facilitez et sécurisez le partage des documents au sein de votre entreprise

La digitalisation de vos fonds documentaires protège et sécurise l’échange des informations et la confidentialité de vos données au sein de votre entreprise. Vos collaborateurs accèdent plus rapidement aux documents numérisés, l’accès est centralisé ; le partage d’information est fluidifié, et la recherche de documents facilité pour plus de productivité au quotidien.

AGS Records Management propose des solutions adaptées pour la dématérialisation de tous vos documents papier :

Fonds d’archives papier existants « reprise de masse »

Dossiers du personnel, dossiers administratifs, archives, documents d’urbanisme, dossiers bancaires, dossiers de gestion locative, dossier médical … Une analyse de votre gestion documentaire est réalisée systématiquement avant chaque projet de numérisation fidèle ou standard. Elle permet d’identifier les bons choix à opérer (ex : consultation immédiate, processus de validation…) pour apporter un meilleur retour sur investissement (R.O.I.).

Courrier entrant et documents récurrents

Contrats, bons de commande, factures, lettres simples, candidatures, dossiers clients… AGS Records Management a dédié des équipes et des centres à la numérisation des courriers entrants. Grâce un processus de gestion du courrier en flux continu intégré et sécurisé, vous centralisez tous vos documents entrants et exploitez l’information en temps réel.

Stratégie globale de digitalisation de vos processus documentaires

Bénéficiez de l’accompagnement d’un expert dédié pour votre projet de numérisation d’archives

Aujourd’hui la dématérialisation est omni présente dans les entreprises ou établissements publics. Les nouvelles obligations légales ou règlementaires (RGPD) contraignent les organisations à repenser leurs méthodes de travail. Mais avant de mettre en place un projet de dématérialisation, il est primordial de définir sa stratégie globale de digitalisation : quels sont les processus documentaires qui méritent d’être automatisés ? quels documents sont les plus consultés ? Est-il nécessaire de produire des copies numériques fidèles (à vocation légale) ? Comment les intégrer au système d’information ? Combien de temps et comment stocker les documents numérisés ? …

La démarche est complexe et demande connaissances et compétences. Nos experts en solutions digitales vous conseillent dans votre démarche de dématérialisation globale pour guider les bons choix stratégiques et garantir la confidentialité et la sécurité de vos données.

Un chef de projet numérique dédié organise et coordonne les différentes étapes de votre projet de numérisation :

Définition des règles à respecter en termes de numérisation, indexation, transfert des données (intégration en GED, SAE ou SI métier) et sort final des documents destruction, archivage physique, archivage électronique.

Mise en place d’un pilote, pour valider les choix en phase de production de masse.

Phase de production : formation des équipes, paramétrage de la chaine de production, numérisation (préparation, numérisation, indexation, reconditionnement), contrôles, diffusion des livrables…

Organisation des réunions de suivi et diffusion des reportings de production.

Les 4 facteurs pour réussir votre projet de numérisation

Nos Garanties

Analyse des besoins & Conseil

1

Conseil par un expert digital

Analyse des besoins utilisateurs selon les typologies documentaires

Orientation à prendre en termes de format des images, niveau d’indexation…

Conduite de projet

2

1 équipe projet expérimentée

1 interlocuteur unique

1 phase pilote

Des réunions de suivi

1 reporting régulier

Des process et des technologies performants

3

Des scanners haut volume acceptant tous les formats

Des logiciels de traitement d’image performants
(OCR, LAD, RAD)

Des outils d’indexation développés par nos equipes infomatiques

Prise en compte du sort final des documents

4

Règles à respecter pour intégration en archivage numérique (ex : GED, SAE…)

Chaine de traçabilité continue des documents papier : de leur prise en charge jusqu’à leur archivage et leur élimination

Découvrez tous nos services de numérisation de documents

numérisation fidèle

NUMéRISATION DE PLANS ET GRANDS FORMATS

numérisation in situ

NUMéRISATION PATRIMONIALE

numérisation fidèle

NUMERISATION DE PLANS ET GRANDS FORMATS

numérisation in situ

NUMERISATION PATRIMONIALE

L’œil d’AGS Records Management : décryptage de nos experts des bonnes pratiques pour la dématérialisation de vos documents

Découvrez le blog, « Dans l’œil d’AGS Records Management »

Retrouvez tous les conseils de nos experts pour conduire avec succès votre projet de numérisation fidèle de documents ; avis d’experts, bonnes pratiques de numérisation fidèle, vidéos, études, retours d’expériences, petit lexique de la numérisation…

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