Archivage documents d’entreprise
Externalisation d’archives physiques
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CONSERVATION ET GESTION
DES ARCHIVES
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D’ARCHIVAGE
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CERTIFICATIONS
Solutions pour la conservation des archives d’entreprise
Assurez la pérennité de vos archives papier
Pérenniser et sécuriser l’information au sein de son entreprise est un levier de compétitivité et d’efficacité. Les enjeux techniques, financiers et commerciaux des documents archivés imposent un professionnalisme, une rigueur et une traçabilité sans faille.
AGS Records Management, expert pour l’archivage de documents près de cinquante ans, déploie auprès de ses clients, partout dans le monde, des solutions d’externalisation sur-mesure pour la conservation et la gestion de tous types d’archives.
Processus d’externalisation d’archives physiques
Fourniture conteneurs Inventaire & conditionnement
Transport et
reception
Conservation
securise
Communication d’archives
via votre espace client
Elimination des
archives
Préparation de vos archives
Les conteneurs AGS Records Management
Les archives sont conditionnées dans des conteneurs pour les protéger dans la durée. Plusieurs formats permettent de s’adapter à tous types de documents.
Tous nos conteneurs sont éco-conçus, fabriqués en carton récyclé, preuve de notre engagement RSE.
Leur ergonomie simplifie la prise en main et la manutention.
Inventaire de vos archives
AGS Records Management développe différentes méthodologies d’inventaire pour s’adapter à chaque contexte client et fonds d’archives.
L’objectif est de constituer une base de données qui vous permettent de retrouver vos documents externalisés et les éliminer à leur échéance de péremption.
Les inventaires sont enregistrés dans votre espace client, selon un plan de classement adapté à l’organisation de votre établissement.
Conditionnement de vos archives en conteneurs
Le conditionnement des archives est réalisé suivant un tri par année homogène pour simplifier, à terme, l’élimination par conteneur complet.
Vos avantages : Maximiser les éliminations dans un contexte de respect au RGPD , optimiser les volumes conservés et réduire les budgets associés.
Enlèvement et transport de vos archives
Nous adaptons la prise en charge de vos archives en fonction de vos besoins et budget :
Prise en charge totale : Nos archivistes s’occupent de tout !
De la préparation de vos archives à la conservation sécurisée, bénéficiez de l’expertise de AGS Records Management pour réaliser l’ensemble de votre processus d’externalisation.
Stockage de vos archives
Nos centres de conservation sont certifiés ISO 9001 V 2015 et NF Z40-350 (norme métier), ce qui garantit des conditions de conservation sécurisées et conformes.
AGS Records Management est le 1er réseau en nombre d’implantations en France et dans les DOM-TOM, réduisant les kilomètres parcourus pour prendre en charge de nouvelles archives.
- 85 centres certifiés ISO 9001 V 2015 et NF Z40-350,
- 34 sites agréés Archives Publiques,
- 16 centres de numérisation haut volume,
- 100 nouveaux centres de conservation et de numérisation d’ici 10 ans
Consultations de vos archives
Vous pouvez consultez vos archives selon différentes modalités et délais :
- Transmission physique (document original) ou électronique sécurisée
- Délai standard (J+1- J+2) ou urgent (1/2 journée)
Chaque consultation est suivie par le scan d’un code-barre, jusqu’à 6 fois tout au long du processus de communication. L’information est disponible à tout moment dans l’espace client.
Espace client
Moderne, simple d’utilisation et sécurisé, votre interface de gestion d’archives (Espace Clients) vous permet de gérer facilement toutes vos archives externalisées.
Vous pouvez en un clic :
- Saisir un inventaire : enregistrement de champs structurés (nombre, date, …), éditions d’étiquettes avec code-barres
- Piloter vos archives par des indicateurs et statistiques (nombre de consultations, volumes en conservation…)
- Effectuer une consultation d’archives selon plusieurs critères (services, typologies, dates, mots clés…)
- Gérer l’administration de vos habilitations et plan de classement
- Valider les propositions d’éliminations d’archives…
Pour faciliter la consultation et la gestion de vos documents, AGS Records Management propose des solutions de numérisation de documents à la demande.
Elimination de vos archives
AGS Records Management propose un service sécurisé pour la gestion des éliminations :
- Identification des archives éliminables via votre espace client : édition d’une liste des conteneurs dont les archives sont arrivées à leur échéance de péremption, conformément aux durées légales de conservation
- Destruction confidentielle avec revalorisation des déchets
- Délivrance d’un certificat de destruction.
💡 Pour l’élimination des Archives Publiques, un archiviste expert supervise l’ensemble des opérations en collaboration directe avec les Autorités compétentes (Archives Départementales, SIAF, …).
Devoir de conseil : Notre équipe d’experts vous accompagne pour vous aider à structurer l’organisation de vos archives externalisées, dans le respect des normes et réglementations d’archivage (notamment respect du RGPD concernant les données à caractère personnel).
Processus d’externalisation d’archives physiques
Fourniture conteneurs Inventair & conditionnement
Transport et reception
Conservation securise
Communication d’archives via votre espace client
Elimination des archives
Préparation de vos archives
Les conteneurs AGS Records Management
Les archives sont conditionnées dans des conteneurs pour les protéger dans la durée. Plusieurs formats permettent de s’adapter à tous types de documents.
Tous nos conteneurs sont éco-concus, fabriqués en carton récyclé, preuve de notre engagement RSE.
Leur ergonomie simplifie la prise en main et la manutention.
Inventaire de vos archives
AGS Records Management développe différentes méthodologies d’inventaire pour s’adapter à chaque contexte client et fonds d’archives.
L’objectif est de constituer une base de données qui vous permettent de retrouver vos documents externalisés et les éliminer à leur échéance de péremption.
Les inventaires sont enregistrés dans votre espace client, selon un plan de classement adapté à l’organisation de votre établissement.
Conditionnement de vos archives en conteneurs
Le conditionnement des archives est réalisé suivant un tri par année homogène pour simplifier, à terme, l’élimination par conteneur complet.
Vos avantages : Maximiser les éliminations dans un contexte de respect au RGPD , optimiser les volumes conservés et réduire les budgets associés.
Enlèvement et transport de vos archives
Nous adaptons la prise en charge de vos archives en fonction de vos besoins et budget :
Prise en charge totale : Nos archivistes s’occupent de tout !
De la préparation de vos archives à la conservation sécurisée, bénéficiez de l’expertise de AGS Records Management pour réaliser l’ensemble de votre processus d’externalisation.
Stockage de vos archives
Nos centres de conservation sont certifiés ISO 9001 V 2015 et NF Z40-350 (norme métier), ce qui garantit des conditions de conservation sécurisées et conformes.
AGS Records Management est le 1er réseau en nombre d’implantations en France et dans les DOM-TOM, réduisant les kilomètres parcourus pour prendre en charge de nouvelles archives.
- 85 centres certifiés ISO 9001 V 2015 et NF Z40-350,
- 34 sites agréés Archives Publiques,
- 16 centres de numérisation haut volume,
- 100 nouveaux centres de conservation et de numérisation d’ici 10 ans
Consultations de vos archives
Vous pouvez consultez vos archives selon différentes modalités et délais :
- Transmission physique (document original) ou électronique sécurisée
- Délai standard (J+1- J+2) ou urgent (1/2 journée)
Chaque consultation est suivie par le scan d’un code-barre, jusqu’à 6 fois tout au long du processus de communication. L’information est disponible à tout moment dans l’espace client.
Espace client
Moderne, simple d’utilisation et sécurisé, votre interface de gestion d’archives (Espace Clients) vous permet de gérer facilement toutes vos archives externalisées.
Vous pouvez en un clic :
- Saisir un inventaire : enregistrement de champs structurés (nombre, date, …), éditions d’étiquettes avec code-barres
- Piloter vos archives par des indicateurs et statistiques (nombre de consultations, volumes en conservation…)
- Effectuer une consultation d’archives selon plusieurs critères (services, typologies, dates, mots clés…)
- Gérer l’administration de vos habilitations et plan de classement
- Valider les propositions d’éliminations d’archives…
Pour faciliter la consultation et la gestion de vos documents, AGS Records Management propose des solutions de numérisation de documents à la demande.
Elimination de vos archives
AGS Records Management propose un service sécurisé pour la gestion des éliminations :
- Identification des archives éliminables via votre espace client : édition d’une liste des conteneurs dont les archives sont arrivées à leur échéance de péremption, conformément aux durées légales de conservation
- Destruction confidentielle avec revalorisation des déchets
- Délivrance d’un certificat de destruction.
💡 Pour l’élimination des Archives Publiques, un archiviste expert supervise l’ensemble des opérations en collaboration directe avec les Autorités compétentes (Archives Départementales, SIAF, …).
Devoir de conseil : Notre équipe d’experts vous accompagne pour vous aider à structurer l’organisation de vos archives externalisées, dans le respect des normes et réglementations d’archivage (notamment respect du RGPD concernant les données à caractère personnel).
Approche conseil
pour votre projet d’archivage
Bénéficiez de l’expertise d’un professionnel de l’archivage
A chaque étape de votre projet d’externalisation d’archives, nos équipes de professionnels adaptent l’organisation de votre projet afin de déployer la meilleure solution pour répondre à vos besoins.
Un interlocuteur unique est dédié à votre projet : il sera en charge de coordonner toutes les étapes de l’externalisation de vos archives.
Selon la nature de vos besoins, il veille à solliciter l’expertise de ressources métier, telles qu’un archiviste professionnel diplômé en archivistique, pour vous apporter les meilleurs conseils afin de structurer votre archivage et faire appliquer les bonnes pratiques, ou un chef de projet digital pour étudier et mettre en œuvre un projet de numérisation par exemple.
Il s’appuie également sur les responsables opérationnels, tels que nos responsables de centre de conservation, ou responsable qualité pour établir des instructions spécifiques, nécessaires au bon déroulement de votre prestation.
Enfin pour apporter une réponse plus rapide à vos différentes demandes, il assure le suivi de vos prestations en binôme avec votre gestionnaire client attitré.
Nos certifications en archivage
Assurez la sécurité de vos archives papiers
Les prestations délivrées par AGS Records Management sont certifiées et répondent aux obligations et normes règlementaires les plus exigeantes.
Gage essentiel pour vous apporter des garanties de qualité et de sécurité pour la conservation de vos données, l’obtention et le renouvellement régulier de nos certifications témoignent de l’expertise et du savoir-faire de nos équipes.
Certification AFNOR NF 342
Norme NF Z40-350
Agrément SIAF du Ministère de la Culture
et de la Communication
Certification norme
ISO 9001 2015
Découvrez toutes nos solutions pour l’archivage et la gestion de vos documents
LOGICIEL DE GESTION D’ARCHIVES
Destruction sécurisée d’archives
Archivage électronique
AUDIT ET CONSEIL EN ARCHIVAGE
LOGICIEL DE GESTION D’ARCHIVES
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L’œil d’AGS Records Management : décryptage par nos experts des bonnes pratiques de conservation de vos documents
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Retrouvez tous les conseils de nos experts pour réussir votre projet d’externalisation d’archives physiques ; articles, guides des durées légales de conservation, vidéos, études, retours d’expériences, petit lexique de l’archivage…
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En soumettant ce formulaire, vous acceptez que vos données personnelles soient utilisées par AGS Records Management dans le but d’assurer le suivi de la relation avec nos clients et prospects, traiter les demandes d’informations ou de rendez-vous. Ces informations sont à usage exclusif à AGS Records Management et ne seront pas cédées à des tiers. Vous reconnaissez avoir pris connaissance de notre politique de confidentialité (traitement et utilisation des données)*