NUMÉRISATION DE DOCUMENTS
SOLUTION DE NUMÉRISATION FIDÈLE
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SERVICE NUMÉRISATION
FIDÈLE
PROCESSUS DE
NUMÉRISATION FIDÈLE
PRESTATAIRE CERTIFIÉ
NF 544
TIERS DE CONFIANCE
NF 461
Service de numérisation fidèle de documents
En quoi consiste la numérisation fidèle de documents ?
Pour produire des copies sous forme électronique « fidèle », la chaîne de numérisation doit respecter les exigences techniques et spécifications attendues par la norme NF Z42-026.
AGS Records Management, certifié NF 544, propose un service de numérisation fidèle des documents répondant aux spécifications de la norme NF Z42-026, garantissant une « copie fidèle ».
Les étapes d’un projet de numérisation fidèle
de documents NF 42-026
Convention de
numérisation
Prise en charge
des archives
Jeu
étalon
Préparation des
documents
Numérisation des
documents
Contrôles
post-numérisation
Généralisation des
livrables
Convention de numérisation
Rédaction d’une Convention de Numérisation conjointement entre le prestataire et le client.
Cette étape permet de détailler le process de numérisation à mettre en œuvre et les contrôles à déployer.
Prise en charge des archives
Les archives sont :
prises en charge directement chez le client.
livrées sur nos centres de numérisation.
Jeu étalon
Préparation et numérisation du jeu étalon client sur nos chaînes certifiées NF Z42-026.
Vérification et contrôle de la lisibilité et de la qualité des documents numérisés pour ajuster au besoin la Convention de Numérisation.
Un PV de validation sera signé par le client pour attester de son accord.
Préparation des documents
Avant de lancer la production en masse, tous les dossiers sont soigneusement préparés pour la numérisation : dépollution, édition des séparateurs etc… avec contrôle qualité par rapport à l’attendu.
Numérisation des documents
Numérisation des dossiers sur nos chaînes certifiées NF Z42-026 en respectant le paramétrage et les critères de numérisation présents dans la Convention de Numérisation.
Contrôles post-numérisation
Les contrôles peuvent être menés conformément aux éléments mentionnés dans la Convention de Numérisation.
Ils peuvent être de 2 types : quantitatifs et qualitatifs.
Généralisation des livrables
Lors de la génération du livrable, plusieurs contrôles sont réalisés : vérification des empreintes et de la structure.
Une fois le livrable transmis au client, ce dernier doit valider la réception et la qualité des documents numérisés.
AGS Records Management, prestataire de numérisation certifié NF Z42-026
La numérisation fidèle, première étape pour obtenir une copie fiable
Outre le gain de productivité et d’efficacité, la numérisation fidèle est la première étape pour obtenir une copie numérique à valeur probatoire identique à l’original papier. La valeur probatoire d’un document est sa capacité intrinsèque à être considérée comme une preuve auprès d’une juridiction ou d’un organisme législatif.
Un projet de numérisation fidèle de documents doit s’intégrer dans une stratégie globale de gestion documentaire pour maîtriser les risques liés à chaque typologie des documents.
La transformation des entreprises impacte fortement le traitement de l’information et soulève des problématiques juridiques et de sécurité auxquelles les entreprises doivent faire face. La norme NF Z42-026 spécifie les modalités techniques et organisationnelles pour produire une copie dite « fidèle ». Une chaîne de numérisation fidèle assure une traçabilité complète de l’ensemble des processus et traitements de numérisation.
En tant que prestataire de numérisation certifié, AGS Records Management atteste de la conformité, de la qualité et de la fiabilité de ses opérations de numérisation.
AGS Records Management tiers de confiance numérique NF 461
Copie fiable et archivage électronique
La copie fiable est la reproduction numérisée d’un document dont la conformité juridique est reconnue selon les conditions de l’article 1379 du Code civil et du décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016. En cas de conflit juridique éventuel, la copie fiable peut donc servir à prouver l’existence de faits, d’événements ou de transactions de manière fiable et authentique. Enfin la copie fiable offre la possibilité aux entreprises d’éliminer la conservation des originaux papier.
Pour créer une copie fiable
1ère étape : le processus de numérisation pour créer une copie numérique fidèle doit respecter les conditions prévues par la norme NF Z42-026.
2ème étape : la conservation de la copie fidèle doit être intègre dans le temps en répondant aux exigences prévues par la norme de la norme NF Z42-013 (Système d’Archivage Électronique).
Pour vous garantir une numérisation fidèle de vos documents et un archivage électronique assurant l’intégrité, la pérennité et la traçabilité des documents conservés, AGS Records Management est doublement certifié NF 544 et NF 461 par l’AFNOR.
Solutions d’archivage électronique à valeur probatoire
Pour garantir l’incorruptibilité des copies numériques, il existe deux solutions d’archivage électronique à valeur probatoire :
Le Coffre-Fort Numérique (CFN)
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