La DIR-MED conserve des documents uniques dans son fonds d’archives physiques, mais faute d’une indexation précise, les recherches et les consultations étaient loin d’être efficientes. L’intervention des experts AGS Records Management a facilité le travail des équipes de la DIR-MED aujourd’hui et a permis de révéler une partie du patrimoine français.
La Direction Interdépartementale des Routes Méditerranée (DIR-MED) est l’une des onze directions interdépartementales des routes de France métropolitaine, services déconcentrés du Ministère de la Transition Écologique. Elle assure l’exploitation, l’entretien, la gestion du trafic et la modernisation de plusieurs centaines de kilomètres de routes nationales et autoroutes non concédées répartis sur les régions Provence-Alpes-Côte d’Azur et Occitanie.
« La direction avait besoin de rationaliser ses fonds, de pouvoir identifier ce qu’elle possédait vraiment et de numériser une partie des documents pour les ingénieurs », souligne Camille Potard, archiviste chez AGS Records Management.
En effet, confrontée comme bien des administrations à des difficultés pour assurer un inventaire précis de ses fonds d’archives physiques, la DIR-MED a pris conscience des difficultés auxquelles ses ingénieurs et techniciens en charge de l’entretien et de l’aménagement des routes étaient confrontés faute d’accès aux archives. Ils avaient principalement recours à des outils numériques, mais passaient à côté d’informations essentielles contenues dans les documents physiques. Une situation d’autant plus dommageable que le fonds d’archives retrace l’histoire des politiques de déplacement et d’aménagement urbain et l’avènement de grands axes routiers, ainsi que l’histoire des techniques de construction.
Aider le client à définir ses besoins
Afin de pallier ce manque de connaissance du fonds physique et d’un pan du patrimoine culturel français, la DIR-MED a fait appel à l’expertise et au savoir-faire des équipes d’AGS Records Management pour son fonds conservé au District Urbain de Septèmes-les-Vallons.
Son objectif ? Numériser et indexer la globalité des plans relevant des ouvrages d’art de la Direction, afin de créer une base de données utilisable par les ingénieurs et techniciens en charge de l’entretien et de l’aménagement des routes.
« La phase pilote a consisté à aider le client à définir quels étaient ses besoins et quelles informations étaient nécessaires pour faciliter le travail des ingénieurs », explique Ambre Monier, en charge de cette mission en binôme avec Camille Potard.
Un premier travail de récolement, puis de tri et de classement de dossiers techniques et administratifs a été mené par nos archivistes expertes. Au total, près de 290 mètres linéaires ont été traités.
Deuxième travail avant la numérisation : le traitement du fonds des ouvrages d’art constitué de 145 mètres linéaires de plans (dessinés ou imprimés), de notes de calcul techniques et de correspondance concernant les ponts et tunnels des autoroutes et routes nationales des Bouches-du-Rhône de 1875 à nos jours. Parmi les documents se trouvaient des pièces rares, comme des rapports d’accidents de la route des années 1940 ou encore des profils d’ouvrages à l’aquarelle du début du XXe siècle.
La nécessité d’une description précise
« Face à des informations lacunaires ou contradictoires selon les époques, nous avons été en contact quasi permanent avec le client pour peaufiner le vocabulaire à utiliser et harmoniser les noms d’ouvrages et d’infrastructures. Ce fut un défi pour nous, car si nous avons une approche technique de description documentaire, il fallait se confronter à des termes très techniques du monde de l’architecture. Mais, pour réparer une fuite sur un ouvrage, les ingénieurs doivent être en capacité de l’identifier avec exactitude et de pouvoir reconstituer tous les éléments nécessaires depuis sa construction », précise Camille Potard.
Au total, les deux archivistes ont travaillé neuf mois sur ces étapes de préparation des documents (élimination de doubles à hauteur de 30% du fonds, retrait de tout élément métallique ou plastique) et de description des métadonnées des documents (l’identification des informations clés de chaque document, description précise, numéro de référence unique…). Soit 33 000 lignes de fichiers qu’elles ont adressées aux équipes de numérisation. « Il fallait que notre description soit claire, concise et assez courte pour être exploitable par les opérateurs de numérisation dont nous avons également dû comprendre les impératifs, explique Ambre Monier. C’était à la fois éprouvant, mais très formateur de devoir sélectionner l’information essentielle et bien la restituer ».
La numérisation, effectuée par les experts du Pôle numérisation, a pour sa part permis de garantir une copie fidèle de tous les documents, la fiabilité de leurs métadonnées et leur classement en arborescence. Cette étape a rendu accessible le contenu par un système d’océrisation et d’implantation de métadonnées. Une arborescence de classement par route, section de route puis nom d’ouvrage a été générée grâce à l’indexation effectuée.
Un vrai travail d’équipe
La réussite de ce projet repose sur l’intervention coordonnée des deux équipes d’AGS Records Management sur l’ensemble de la chaîne de traitement, en dialogue continu et orchestrée par une cheffe de projet unique garante de la qualité des livrables finaux.
L’ensemble de la prestation s’est effectué sous le contrôle scientifique et technique des Archives départementales des Bouches-du-Rhône qui ont notamment validé les processus définis.
Le travail des équipes d’AGS Records Management a également permis à la DIR-MED de gagner de l’espace grâce au tri de l’ensemble des pièces et d’assurer une conservation pérenne des documents. Aujourd’hui l’ensemble du fonds d’archives des ouvrages d’art de la DIR-MED est numérisé, indexé et classé dans son arborescence.
Prenez le contrôle de vos archives avec les services de numérisation experts d’AGS. Dites adieu au désordre et bonjour à l’efficacité. Contactez-nous dès maintenant pour accéder rapidement à vos archives et garantir leur conservation pérenne.
Ambre MONIER – Archivist
