Face à la multiplicité des documents numériques du fait de l’essor du télétravail notamment, le cadre réglementaire de l’archivage électronique n’a de cesse d’évoluer pour coller au mieux aux impératifs de chacun. Retour sur le cadre légal nécessaire pour vos archives électroniques.
Pourquoi le simple stockage d’un document numérique ne suffit-il pas ?
Généralisation prochaine de la facturation électronique, développement des coffres-forts en ligne pour les bulletins de salaire ou encore gestion facilitée des documents par le passage numérique des documents grâce à la numérisation… Les entreprises se digitalisent de plus en plus et c’est tant mieux. Pour autant, ces mutations doivent apporter un cadre sécuritaire en matière de stockage et d’archivage des données. En effet, le simple fait de conserver un document ne suffit pas à lui conférer une valeur légale, notamment en matière d’archivage électronique.
Comment donner une valeur légale à un document électronique ?
Pour qu’un document ait une valeur légale, votre archivage doit assurer l’inaltérabilité du document sur le long terme, en respectant trois critères essentiels : l’authenticité de l’émetteur, l’intégrité du document et sa lisibilité.
Plusieurs normes relatives à l’archivage électronique encadrent à la fois les exigences techniques et organisationnelles des systèmes électroniques de conservation des documents électroniques. Parmi les principales exigences, la norme française AFNOR NF Z42-013 concerne la conception et l’exploitation de solutions d’archivage électronique. La norme ISO 11506 concerne pour sa part les méthodes d’archivage et de preuve des données électroniques, alors que la NF Z42-020 est spécifique au coffre-fort, destiné à la conservation d’informations numériques. La norme ISO 15489 porte quant à elle sur le record management.
L’archivage électronique est-il soumis au même cadre légal que l’archivage papier ?
L’archivage électronique doit respecter les mêmes durées que celles imposées en matière d’archivage physique. Cependant la législation est exigeante avec l’archivage électronique. Ainsi, l’Article 1366 du Code civil précise les conditions nécessaires pour attribuer la force probante de l’écrit électronique et notamment la préservation de son intégrité dans le temps.
Une même politique d’archivage électronique pour tous les documents, c’est possible ?
La CNIL conseille aux entreprises d’opter pour une politique d’archivage différente en fonction de la nature du document et des données qu’il comporte, lorsqu’il s’agit d’un archivage électronique. Le « droit à l’oubli » instauré par la Loi Informatique et Libertés peut ainsi être respecté.
L’archivage électronique a-t-il la même valeur que le document papier ?
Le Règlement européen eIDAS du 23 juillet 2014 a instauré le principe de non-discrimination médiatique. Ainsi, une archive électronique, si elle est identique au document papier, peut être acceptée comme preuve juridique. Ce règlement européen précise en effet les mécanismes de sécurité liés à l’identification électronique et aux services de confiance des transactions électroniques au sein du marché européen. Il établit notamment un cadre juridique clair pour l’utilisation des signatures électroniques, l’horodatage ou encore l’authentification des sites web.
L’archivage des documents au format numérique doit-il respecter certaines normes ou règles ?
L’entreprise doit être en mesure de prouver le contenu des documents conservés sous format numérique. Bien que le principe de non-discrimination technologique n’impose pas de dispositifs techniques, mieux vaut opter pour une solution sûre de conservation comme un S.A.E ou un coffre-fort. La norme NF Z42-013 régit les règles liées à la conception et l’exploitation de solutions d’archivage électronique. La certification NF 461, obtenue par AGS Records Management, atteste donc de la conformité de son Système d’Archivage Électronique, qui répond parfaitement aux principes fondamentaux de fidélité, d’intégrité, de pérennité et de traçabilité des documents numériques versés au sein du S.A.E. Couplée à la certification NF 544, qui garantit le respect des exigences de la norme NF Z42-026 liée à la numérisation fidèle, AGS Records Management est certifié sur l’ensemble du process. Chaque document archivé conserve ainsi une valeur probatoire identique à l’original (copie fiable).
Le RGPD et l’archivage électronique sont-ils compatibles ?
En application du Règlement Général pour la Protection des Données (RGPD) et de la loi Informatique et Libertés, les données des entreprises doivent être « conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées » (article 5 et suivants). Les entreprises et organismes publics doivent donc indiquer pourquoi, comment et combien de temps ils comptent archiver les documents. Le but doit être précis et la finalité légale. L’archivage électronique répond à cet objectif, les documents pouvant servir de preuves.
Dans le respect de l’ensemble de ces textes, AGS Records Management développe des solutions spécifiques à chaque métier (RH, Directions Financières, services courriers…) et personnalisées par secteur d’activité (Banque-Assurance, Santé, Établissements Publics, Logements, Transports…).
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