Se tourner vers un S.A.E est une démarche qui demande une réflexion approfondie. D’abord pour choisir une solution technique appropriée et surtout pour bien sélectionner le prestataire à qui vous confiez vos données confidentielles.
Les raisons de s’équiper d’une solution S.A.E peuvent être multiples dans une entreprise. Lors d’un déménagement par exemple, la direction peut prendre conscience de l’accumulation de documents encore utilisés ou devenus obsolètes ou archivables. C’est souvent dans un moment clé comme celui-là qu’elle s’engage dans le recours à un système d’archivage électronique (S.A.E). Mais le choix d’une telle solution ne se fait pas à la légère, notamment pour respecter les réglementations en matière d’archivage et la confidentialité due aux utilisateurs.
Ne pas confondre avec GED
Avant de choisir un S.A.E, mieux vaut bien connaître ce que c’est. Le système d’archivage électronique, indexe, assure la traçabilité, archive les documents sur le long terme, en assurant l’intégrité des documents électroniques afin que l’entreprise puisse disposer de preuves en cas de contentieux. Il ne doit pas être confondu avec un logiciel de G.E.D (Gestion Électronique de Documents) utilisé pour faciliter la gestion et l’exploitation des flux de tous les documents dans l’entreprise.
Être en conformité avec la réglementation
Le S.A.E doit répondre à certaines normes et notamment la NF Z 42-013 relative à la conception et l’exploitation de solutions d’archivage électronique. L’équivalent international de cette norme française est la ISO 14641-1. Deux autres agréments peuvent également s’ajouter : le SIAF (Service Interministériel des Archives de France) pour les archives courantes et intermédiaires des collectivités publiques et le HDS (Hébergeur de Données de Santé) délivré par l’ASIP (après validation de la CNIL) pour les documents contenant des données de santé à caractère personnel.
Opter pour un hébergement sécurisé et adapté à la sensibilité des données
Dans cette même optique de respect des réglementations, il est nécessaire de savoir où vos données seront hébergées, car la localisation doit être sur le territoire français ou dans un pays de l’Union européenne, conformément aux règles de la CNIL. Afin de vous rassurer, des labels existent également en termes de cybersécurité et la mise en œuvre d’une redondance du S.A.E sur plusieurs sites distincts et distants est essentielle en cas d’incident.
Établir une relation de confiance avec le tiers-archiveur
Avoir recours à un tiers-archiveur est gage de professionnalisme. Reste à établir une relation de confiance avec lui. Et pour cause : vous lui confiez des données confidentielles et sensibles. N’hésitez pas à poser toutes les questions nécessaires, comme les moyens humains, techniques et financiers mis en place, les règles d’indépendance envers les autres clients du prestataire ou encore sur son engagement sur une durée ferme de conservation.
L’enjeu de la réversibilité
En cas de rupture de contrat ou de contentieux, le prestataire doit être en mesure de fournir les éléments archivés, mais également tous ceux assurant sa traçabilité (horodatage, empreintes, accès, etc.). La remise d’un dossier de preuves complet sera nécessaire et mieux vaut s’en assurer avant de vous engager. Le prestataire doit présenter de solides garanties de pérennité. Les solutions proposées doivent également pouvoir être reprises en cas de changement de prestataire ou d’internalisation.
Grâce à l’ensemble de ces critères, l’entreprise peut opter pour des solutions pérennes, fiables et conformes aux exigences légales et réglementaires. De quoi rassurer les collaborateurs comme les clients ou fournisseurs et de conserver durablement vos documents de manière probante et fiable.
AGS RM est certifié NF 461, cette norme atteste de la conformité de son système d’archivage électronique, qui répond parfaitement aux principes fondamentaux de fidélité, d’intégrité, de pérennité et de traçabilité des documents numériques versés au sein du SAE.
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