Si AGS Records Management est une histoire de savoir-faire et de techniques, elle est aussi une histoire d’hommes et de femmes qui, au quotidien, contribuent à accompagner les entreprises dans leurs stratégies d’archivage et de numérisation de leurs documents.
Christophe Girard, responsable adjoint numérique, revient sur ses missions et sur l’importance d’une bonne organisation pour satisfaire tous les clients, spécialement dans ce secteur.
Ancien animateur socioculturel en région parisienne, Christophe Girard arrive chez AGS RM par la voie de l’intérim en 2007. Très vite, et grâce à sa motivation, il décroche un poste d’archiviste polyvalent au sein de l’entreprise. Ses missions se concentrent sur la destruction de documents et la mise en place de cartons d’archivage.
Tout en progressant dans sa branche, il se rend utile et vient en aide à la petite cellule de numérisation en plein développement. « J’aime l’informatique et tout ce qui tourne autour, précise le manager. J’ai fait en sorte de dépanner et de m’intéresser de près à ce domaine, ce qui m’a permis ensuite d’intégrer le service de numérisation ». Une étape importante pour Christophe Girard qui gravit alors peu à peu les échelons jusqu’à devenir aujourd’hui responsable adjoint, avec la responsabilité de deux équipes.
Tirer profit des efforts de l’équipe pour réussir la numérisation
Ses fonctions le conduisent au quotidien à préparer la mise en production de projets imaginés par les ingénieurs avant-ventes. « Nous mettons en place des process pour réaliser la production d’un client, nous devons trouver des solutions pour réaliser la numérisation dans les délais impartis et dans les conditions souhaitées par le client », assure le responsable adjoint numérique.
Pour lui, l’organisation et le suivi de projet sont au cœur de son travail de manager. « Mon management vise à fidéliser au maximum les équipes pour conserver une expertise et tenir les cadences qui sont exigeantes, précise-t-il. Malgré ces contraintes, je mise sur le travail en équipe dans la confiance les uns envers les autres ».
À chaque dossier, sa complexité et sa solution
Dossiers de santé au travail, d’assurance, d’urbanisme ou RH… À travers son parcours, il a mené des dizaines de projets, dont le chantier pour les Banques populaires, qui a fait changer de dimension son secteur. « La mission a duré trois ans, avec plus de 50 personnes en travail posté qui se relayaient, c’était un travail conséquent et dans lequel il fallait trouver des solutions de numérisation efficaces ».
Selon lui, à chaque dossier sa complexité. Certains d’entre eux nécessitent une étape de tri, par exemple dans le domaine des RH lorsqu’il faut ranger ou trier des archives de salariés à la carrière longue. Les équipes de Christophe Girard doivent alors être formées au plan de classement et mener une préparation plus complexe.
La garantie qualité grâce à une certification et un logiciel
Au cours de sa carrière, Christophe Girard a participé au développement du logiciel IDOSCAN, destiné à identifier les différentes pièces d’un dossier pour assurer sa traçabilité. Ce logiciel a permis au site de Nantes de décrocher il y a deux ans la certification NF 42 026, qui assure une numérisation fidèle de documents sur support papier.
« Nous savons en temps réel quel a été le rôle de chaque employé sur chaque machine. Nous pouvons dire au client quand il a été typé, livré et déposé grâce à une empreinte numérique qui assure que le document n’a subi aucune altération » précise le responsable. L’assurance d’un travail bien fait…
Vous souhaitez dématérialiser vos documents ? Contactez-nous.
