Depuis le 1er août 2025, le Système d’Immatriculation des Véhicules (SIV) connaît sa plus importante transformation depuis sa création en 2009.
La réforme introduit une obligation inédite qui bouleverse les pratiques du secteur : tous les professionnels habilités doivent désormais conserver leurs dossiers d’immatriculation dans un coffre-fort numérique conforme aux normes de sécurité. Cette évolution marque l’entrée définitive des professionnels de l’automobile dans l’ère de la preuve numérique sécurisée et de la traçabilité documentaire.
Pourquoi l’archivage électronique devient-il obligatoire pour les dossiers SIV ?
L’arrêté du 1er juillet 2025 établit une règle claire : tous les dossiers d’immatriculation doivent être conservés pendant cinq ans dans un coffre-fort numérique conforme à la norme NF Z42-020. Cette durée de conservation obligatoire débute à la date de l’opération d’immatriculation et ne peut être réduite sous aucun prétexte. Le professionnel doit garantir la disponibilité de ces dossiers pendant toute cette période pour répondre aux contrôles administratifs ou aux enquêtes judiciaires.
Chaque dossier d’immatriculation doit contenir les justificatifs d’identité des parties (pièces d’identité en cours de validité), les justificatifs de domicile récents, les certificats de cession signés par le vendeur et l’acquéreur, les demandes d’immatriculation complètes, les mandats autorisant le professionnel à agir pour le compte du client, et toutes les pièces complémentaires requises selon les situations : justificatifs d’assurance, permis de conduire pour certains véhicules, certificats de conformité pour les véhicules neufs ou importés, quitus fiscaux pour les véhicules en provenance de l’étranger. Les échanges opératoires réalisés avec le système SIV pour le compte du client doivent également être conservés, créant ainsi une traçabilité complète de chaque transaction.
À l’issue de cette période de cinq ans, l’article 10 de l’arrêté impose une obligation tout aussi importante : la suppression définitive et sécurisée des documents archivés. Cette destruction obligatoire répond aux exigences du RGPD concernant la limitation de la durée de conservation des données personnelles. Le professionnel doit donc mettre en place des procédures automatisées de destruction sécurisée déclenchées automatiquement à l’expiration du délai de cinq ans.
Quelles sont les exigences techniques du coffre-fort numérique conforme
La norme NF Z42-020 définit précisément les caractéristiques que doit respecter le coffre-fort numérique utilisé pour l’archivage des dossiers SIV. Ces exigences ne sont pas de simples recommandations : elles constituent des obligations techniques dont le non-respect entraîne l’invalidité juridique de l’archivage et expose le professionnel à des sanctions administratives. Le document archivé doit impérativement servir de preuve opposable en cas de litige ou de contrôle, ce qui impose des garanties techniques et organisationnelles strictes.
- L’intégrité du document constitue la première exigence fondamentale. Chaque fichier déposé dans le coffre-fort reçoit une empreinte numérique unique, calculée par un algorithme cryptographique robuste.
- L’authenticité garantit que le document provient bien de la personne ou de l’organisation qui prétend l’avoir déposé. Le système d’archivage doit enregistrer précisément l’identité de la personne qui a déposé chaque document, la date et l’heure exactes du dépôt, et toutes les métadonnées associées au fichier.
- La traçabilité exhaustive impose que chaque consultation, chaque tentative d’accès, chaque action effectuée sur un document soit enregistrée de manière permanente et inaltérable.
- L’horodatage qualifié certifie de manière incontestable la date et l’heure de dépôt de chaque document dans le coffre-fort.
Comment l’administration accède-t-elle à distance aux dossiers archivés ?
Une innovation majeure de cette réforme réside dans l’obligation faite au coffre-fort numérique de permettre un accès à distance par l’administration. Le ministère de l’Intérieur, les services préfectoraux et les forces de l’ordre doivent pouvoir consulter les dossiers archivés sans avoir à se déplacer physiquement dans les locaux du professionnel. Cette fonctionnalité transforme radicalement la logistique et l’efficacité des contrôles administratifs.
Cet accès distant est évidemment sécurisé et strictement contrôlé. L’administration ne peut pas accéder librement à tous les dossiers de tous les professionnels à tout moment. Chaque consultation doit être justifiée par un contrôle officiel, une enquête en cours ou une demande légitime. L’agent doit s’authentifier avec ses identifiants personnels, et chaque consultation est enregistrée dans le journal d’audit du coffre-fort, permettant au professionnel de savoir précisément quand l’administration a consulté ses dossiers et pour quelle raison.
Quelles sont les implications concrètes pour les professionnels du secteur ?
Pour les garagistes, les concessionnaires automobiles et les loueurs de véhicules habilités SIV, cette réforme impose une transformation profonde de leurs pratiques documentaires. Ces professionnels, dont le cœur de métier est la réparation, la vente ou la location de véhicules, doivent désormais maîtriser des processus de gestion documentaire numérique qu’ils n’avaient jamais mis en œuvre auparavant. La courbe d’apprentissage peut être raide, particulièrement pour les petites structures familiales habituées depuis des décennies à une gestion papier artisanale.
Quels sont les risques juridiques et économiques en cas de non-conformité ?
Les conséquences d’une non-conformité aux nouvelles obligations d’archivage sont lourdes et peuvent compromettre l’activité même du professionnel. L’arrêté du 1er juillet 2025 prévoit explicitement que le non-respect des règles d’archivage peut entraîner la suspension immédiate de l’habilitation SIV, suivie d’un retrait définitif si la mise en conformité n’intervient pas rapidement. Au-delà des sanctions administratives, le professionnel s’expose également à des risques judiciaires en cas de litige avec un client. L’absence d’un dossier complet et probant pour se défendre constitue un handicap majeur devant un tribunal. À l’inverse, disposer d’un archivage conforme avec traçabilité exhaustive et documents authentifiés représente une protection juridique précieuse qui peut faire la différence.
Quelles sont les recommandations de la FNA ?
Face à la complexité technique et réglementaire de cette réforme, la Fédération Nationale de l’Automobile (FNA), organisation professionnelle représentant les acteurs du secteur de l’automobile, a publiquement reconnu que « l’archivage électronique obligatoire constitue l’un des points les plus transformants de la réforme actuelle ». La FNA a explicitement alerté ses adhérents sur la nécessité impérative de se faire accompagner par des experts spécialisés dans l’archivage et la conservation numérique.
Pourquoi l’expertise d’un prestataire spécialiste de l’archivage électronique est-elle recommandée ?
Faire appel à un prestataire spécialisé offre plusieurs avantages décisifs. Le professionnel bénéficie d’une solution technique éprouvée et certifiée conforme à la norme NF Z42-020, éliminant tout risque de non-conformité. Il reçoit un accompagnement personnalisé pour paramétrer le système selon son activité spécifique, former ses collaborateurs aux nouveaux processus, et intégrer l’archivage numérique dans ses workflows quotidiens sans perturber son activité commerciale. Il dispose d’un support technique réactif pour résoudre rapidement les problèmes éventuels et répondre aux questions qui ne manqueront pas de surgir dans les premiers mois d’utilisation. Enfin, il bénéficie d’une mise à jour automatique de la solution pour suivre les évolutions réglementaires ou techniques, sans avoir à s’en préoccuper lui-même.
AGS Records Management, acteur reconnu de l’archivage électronique certifié en France, a développé une offre spécifiquement dédiée aux professionnels de l’automobile, WiDOSIV, confrontés aux nouvelles obligations du SIV. Notre coffre-fort numérique répond intégralement aux exigences de la norme NF Z42-020 et garantit le respect de toutes les obligations réglementaires imposées par l’arrêté du 1er juillet 2025.
La solution coffre-fort numérique S.I.V. accepte aussi bien les documents nativement numériques que les documents papier numérisés. Pour ces derniers, AGS Records Management dispose de la certification NF Z42-026 garantissant une numérisation fidèle qui confère à la copie numérique la même valeur légale que l’original papier. Cette double certification (NF Z42-020 pour l’archivage et NF Z42-026 pour la numérisation) fait d’AGS Records Management l’un des rares prestataires du marché capables de prendre en charge l’intégralité de la chaîne documentaire pour le SIV, de la numérisation des pièces justificatives jusqu’à leur archivage probant pendant cinq ans.
Un accompagnement personnalisé adapté à votre activité automobile
Les experts AGS Records Management débutent leur démarche par un diagnostic gratuit de votre situation actuelle. Ils analysent avec vous votre volume mensuel d’immatriculations, vos processus actuels de gestion documentaire, vos équipements informatiques existants, vos contraintes organisationnelles spécifiques. Cette phase d’écoute permet de dimensionner précisément la solution et de vous proposer une offre parfaitement adaptée à votre réalité opérationnelle, sans sur-dimensionnement coûteux ni sous-dimensionnement risqué.
L’installation et le paramétrage de votre coffre-fort numérique sont pris en charge par nos équipes techniques. Elles configurent les droits d’accès pour vos différents collaborateurs selon leurs responsabilités et réalisons les paramétrages de la solution. Cette phase d’implémentation se déroule en étroite concertation avec vous pour minimiser les perturbations de votre activité quotidienne.
Le support technique réactif vous accompagne ensuite dans la durée. Une interrogation sur une fonctionnalité ? Un problème technique à résoudre ? Une évolution de vos besoins ? Notre équipe reste à votre disposition par téléphone ou mail pour vous répondre rapidement.
Le calendrier réglementaire impose aux professionnels déjà habilités avant le 1er août 2025 de signer un avenant à leur convention avec la préfecture avant le 1er août 2026. Cette échéance peut sembler lointaine, mais les quelques mois restants seront rapidement absorbés par les étapes nécessaires à une mise en conformité sereine : sélection du prestataire, mise en place technique, formation des équipes, rodage du système, traitement des éventuels problèmes initiaux…
Vous êtes garagiste, concessionnaire, loueur de véhicules ou professionnel de la carte grise ? Contactez dès maintenant AGS Records Management et découvrez notre solution de coffre-fort numérique SIV parfaitement conforme à la norme NF Z42-020.
