La nouvelle réglementation SIV, entrée en vigueur à l’été 2025, bouleverse le secteur automobile. La réforme durcit les conditions d’obtention de l’habilitation et impose un archivage électronique sécurisé via un coffre-fort numérique conforme, afin de renforcer la traçabilité et lutter contre les fraudes.
Le changement est passé presque inaperçu. Pourtant, la nouvelle réglementation encadrant l’accès au Système d’Immatriculation des Véhicules (SIV) bouleverse en profondeur les règles du jeu pour les garagistes, concessionnaires, loueurs de véhicules et prestataires de services administratifs automobiles.
Depuis 2009, le SIV a permis à l’État de déléguer aux professionnels privés la gestion des démarches d’immatriculation : déclarations de cession, demandes de cartes grises, changements d’adresse, modifications de caractéristiques techniques. L’arrêté du 1er juillet 2025, entré en vigueur dès le 1er août 2025, impose désormais des critères stricts pour obtenir ou conserver l’accès au SIV. Parmi les nouvelles exigences figure notamment l’obligation, dans certains cas, d’archiver les dossiers d’immatriculation dans un coffre-fort numérique conforme à la norme AFNOR NF Z 42-020.
Des conditions d’habilitation SIV considérablement durcies
Pour obtenir ou conserver cette habilitation, les professionnels doivent justifier de leur activité, respecter des obligations strictes en matière de conservation des pièces justificatives, de sécurité des données, et se soumettre à d’éventuels contrôles. L’arrêté du 1er juillet vient renforcer le cadre des conditions d’habilitation au Système d’Immatriculation des Véhicules (SIV). Seuls les professionnels remplissant des critères précis pourront être autorisés à télétransmettre les opérations d’immatriculation.
Les nouvelles règles s’appliquent immédiatement aux professionnels de l’automobile demandant une habilitation pour la première fois depuis le 1er août 2025. Pour les professionnels déjà habilités avant cette date, une période de transition d’un an leur est accordée : ils doivent signer un avenant à leur convention avec la préfecture pour intégrer les nouvelles obligations avant le 1er août 2026. Passé ce délai, leur habilitation sera suspendue puis retirée s’ils ne se conforment pas aux nouvelles exigences.
Les trois conditions principales pour être habilité
Le texte réglementaire établit désormais trois critères cumulatifs que tout professionnel doit remplir pour obtenir ou conserver son habilitation SIV.
- Une activité réelle et stable dans le secteur automobile depuis au moins un an. Le professionnel doit prouver l’existence d’un chiffre d’affaires significatif, de clients récurrents, d’une présence effective sur le marché.
- L’absence de condamnation pénale pour le dirigeant et les personnes ayant accès au système SIV. Le casier judiciaire doit être vierge de toute condamnation incompatible avec l’exercice de cette activité sensible impliquant la manipulation de données personnelles et de documents officiels.
- La présence d’un local professionnel dédié et identifiable. Le professionnel doit disposer d’un établissement fixe, avec une adresse physique vérifiable, où il exerce effectivement son activité automobile. Le local doit être adapté à l’activité : accueil de la clientèle, stockage sécurisé des documents, postes de travail pour les collaborateurs accédant au SIV. La préfecture peut effectuer des contrôles inopinés pour vérifier la réalité de cette présence physique.
Le volume d’activité comme critère d’évaluation
Au-delà de ces trois conditions de base, le préfet dispose d’un pouvoir d’appréciation sur le volume d’immatriculations traité par le professionnel. Ce critère vise à garantir que l’habilitation n’est accordée qu’à des acteurs pour lesquels cette activité représente une part significative de leur métier. Un garage effectuant trois immatriculations par an ne justifie pas économiquement d’une habilitation directe : il peut passer par un prestataire spécialisé. À l’inverse, un concessionnaire traitant plusieurs dizaines ou centaines d’immatriculations mensuelles démontre un besoin légitime.
Les professionnels concernés par cette habilitation
Cette habilitation concerne un large réseau de professionnels de l’automobile, dont des garagistes, des concessionnaires ou encore des loueurs de véhicules ou des entreprises de démolition. Les prestataires de services “carte grise” (bureaux carte grise, mandataires) peuvent aussi être habilités, s’ils remplissent les nouvelles conditions.
D’autres acteurs risquent de se voir exclure s’ils n’entreprennent pas les démarches de mise en règle dans les temps. Une manière pour l’État de resserrer le secteur avec des professionnels légitimes. Pour les professionnels, cette nouvelle réglementation peut représenter un avantage concurrentiel, une montée en gamme des exigences, et apporter un cadre plus fiable et transparent, ce qui protège contre les abus et les litiges. L’accès direct au SIV devient un levier de satisfaction client et un gage de qualité pour l’ensemble des démarches.
L’archivage électronique obligatoire des dossiers d’immatriculation pour renforcer la sécurité et la traçabilité
La nouvelle réglementation impose désormais aux professionnels habilités de conserver l’intégralité du dossier d’immatriculation pendant une durée minimale de cinq ans. Ce dossier comprend tous les justificatifs ayant servi à l’opération d’immatriculation : certificats de cession ou de vente, certificats de conformité pour les véhicules neufs, pièces d’identité des parties, justificatifs de domicile, procurations éventuelles, contrôles techniques en cours de validité, quitus fiscaux pour les véhicules importés.
L’objectif de la nouvelle réglementation est de renforcer la sécurité, l’intégrité et l’authenticité des documents, la traçabilité des opérations et la lutte contre les fraudes à l’immatriculation de plus en plus répandue. L’administration peut alors accéder à distance aux archives en cas de contrôle.
À l’issue de ce délai de conservation, le professionnel doit impérativement détruire les dossiers de manière sécurisée pour respecter les obligations du RGPD concernant les données personnelles. La conservation au-delà de la durée légale constitue une infraction au règlement sur la protection des données. Cette destruction doit elle-même être tracée et documentée pour prouver le respect des obligations réglementaires.
Le rôle clé de la traçabilité et de l’accessibilité
L’objectif de cette exigence d’archivage électronique vise à garantir une traçabilité complète de chaque opération d’immatriculation, permettant à l’administration de reconstituer précisément le déroulement de n’importe quelle transaction, potentiellement des années après sa réalisation.
L’accessibilité des archives constitue l’autre dimension essentielle. L’administration doit pouvoir accéder rapidement aux dossiers archivés en cas de contrôle, d’enquête ou de contentieux. Un professionnel incapable de fournir un dossier complet dans un délai raisonnable se trouve en situation de non-conformité, avec les conséquences que cela implique pour son habilitation. Cette exigence impose donc non seulement de conserver les documents, mais de les organiser de manière à pouvoir les retrouver et les restituer instantanément.
Les sanctions en cas de non-conformité
Le texte réglementaire définit clairement les conséquences d’un manquement aux obligations d’archivage. L’absence de système de conservation conforme, la perte ou la destruction prématurée de dossiers, l’impossibilité de restituer un dossier complet lors d’un contrôle, la détection de modifications non signalées dans les documents archivés, ou toute forme de négligence grave dans la gestion documentaire peuvent entraîner la suspension immédiate de l’habilitation. Cette suspension prive le professionnel de sa capacité à effectuer des télétransmissions au SIV, paralysant son activité et celle de ses clients.
S’équiper d’un coffre-fort numérique : une obligation technique précise
La nouvelle réglementation ne se contente pas d’imposer un archivage électronique générique : elle exige explicitement l’utilisation d’un coffre-fort numérique conforme à la norme NF Z 42-020. Ce référentiel technique définit précisément les spécifications fonctionnelles et les exigences de sécurité que doit respecter un système de conservation numérique pour garantir l’intégrité, la traçabilité et la pérennité des documents archivés.
Un coffre-fort numérique constitue un espace de stockage sécurisé et contrôlé, spécifiquement dédié à la conservation probante de documents ayant une valeur légale. Sa conception privilégie la sécurité, l’inaltérabilité et la traçabilité plutôt que la facilité d’accès et de manipulation. Une fois un document déposé dans le coffre-fort, il devient immuable : aucune modification n’est possible, seule la consultation est autorisée pour les personnes habilitées.
Les fonctionnalités techniques indispensables
Pour être conforme à la norme NF Z 42-020 pour l’archivage des dossiers SIV, le coffre-fort numérique doit obligatoirement intégrer plusieurs fonctionnalités techniques précises.
- L’horodatage qualifié certifie la date et l’heure exactes du dépôt de chaque document, rendant impossible toute antidatation.
- La signature électronique des documents garantit leur intégrité et l’identité de la personne ayant déposé le document.
- Le contrôle d’accès sécurisé permet de définir précisément qui peut consulter quels documents.
- La sauvegarde redondante garantit la disponibilité des données même en cas d’incident technique.
L’accès à distance sécurisé pour l’administration
Une exigence particulière de la nouvelle réglementation SIV concerne la capacité de l’administration à accéder à distance aux archives en cas de contrôle. Concrètement, lors d’une inspection ou d’une enquête, les services préfectoraux ou les forces de l’ordre doivent pouvoir consulter les dossiers archivés sans se déplacer physiquement dans les locaux du professionnel. Cette fonctionnalité d’accès distant sécurisé doit donc être intégrée au coffre-fort numérique.
WiDOSIV : une solution clé en main adaptée aux professionnels de l’automobile
Notre solution répond intégralement aux exigences de la norme AFNOR NF Z 42-020, garantissant la conformité totale avec la nouvelle réglementation SIV. Véritable système d’archivage probant, notre coffre-fort électronique SIV intègre toutes les fonctionnalités techniques indispensables : horodatage qualifié de chaque dépôt, signature électronique garantissant l’intégrité des documents, chiffrement des données sensibles, contrôle d’accès granulaire, traçabilité exhaustive de toutes les opérations, et sauvegarde redondante assurant la disponibilité permanente de vos archives. Nous vous accompagnons à chaque étape de votre projet de mise en conformité SIV.
La réforme de 2025 sur l’habilitation SIV marque une étape majeure : l’entrée dans l’ère du tout numérique sécurisé, avec un cadre plus exigeant, mais aussi plus protecteur.
Vous êtes garagiste, concessionnaire, loueur de véhicules ou professionnel de la carte grise ? Ne laissez pas la nouvelle réglementation SIV compromettre votre habilitation et votre activité.
