Logiciel d’archivage
Logiciel de gestion d’archives
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LOGICIEL DE GESTION
D’ARCHIVES
ESPACE CLIENT
CONNECTÉ
SOLUTION DE GESTION
D’ARCHIVES SÉCURISÉE
Logiciel de gestion
des archives physiques
et numériques
Gérez efficacement toutes vos archives externalisées
Notre logiciel de gestion des archives est une solution complète et ergonomique permettant de gérer simplement toutes vos archives externalisées.
Ce logiciel d’archivage propose une vision à 360° de votre gestion documentaire, pour gérer vos documents papier ou électroniques. Il vous assure une parfaite maîtrise du cycle de vie de vos documents dans le respect des obligations légales et en conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
Toutes les fonctionnalités pour piloter efficacement vos archives
Recherches et consultations d’archives
Commande de prestations
Versement de nouvelles archives
Élimination d’archives
Statistiques et historiques
Commande de prestations
Commandez vos nouvelles prestations rapidement et directement depuis votre espace client :
prise en charge totale (inventaire réalisé par nos soins),
prise en charge partielle (inventaire réalisé par vos soins), destruction, ou commande de fournitures.
Versement de nouvelles archives
Une archive bien identifiée est facile à retrouver puis à éliminer : créez vos archives en remplissant les différents champs et en respectant les règles de saisie, puis imprimez vos étiquettes code-barres pour un archivage clair, conforme et pérenne !
Élimination d’archives
GĂ©rez l’Ă©limination de vos archives pour optimiser vos volumes conservĂ©s et maĂ®triser vos budgets.
Validez les archives arrivées à leur échéance de péremption, pour faire procéder à leur élimination sécurisée.
Statistiques et historiques
Pilotez vos archives en toute simplicité grâce à des reportings et des indicateurs couvrant l’ensemble du cycle de vie de vos archives externalisées, comme par exemple l’état des stocks par typologie.
Communiquez facilement avec votre gestionnaire client dédié.
Suivez vos demandes d’informations et les réponses apportées en temps réel via les différents historiques disponibles.
Recherches et consultations d’archives (communications d’archives) :
Consultez vos archives externalisées en quelques clics.
Effectuez vos recherches d’archives selon plusieurs critères cumulables :
par la typologie,
par des libellĂ©s prĂ©sents dans les inventaires, Ă l’intervalle…
Toutes les fonctionnalités pour piloter efficacement vos archives
Recherches et consultations d’archives
Commande de prestations
Versement de nouvelles archives
Élimination d’archives
Statistiques et historiques
Commande de prestations
Commandez vos nouvelles prestations rapidement et directement depuis votre espace client :
prise en charge totale (inventaire réalisé par nos soins),
prise en charge partielle (inventaire réalisé par vos soins), destruction, ou commande de fournitures.
Versement de nouvelles archives
Une archive bien identifiée est facile à retrouver puis à éliminer : créez vos archives en remplissant les différents champs et en respectant les règles de saisie, puis imprimez vos étiquettes code-barres pour un archivage clair, conforme et pérenne !
Élimination d’archives
GĂ©rez l’Ă©limination de vos archives pour optimiser vos volumes conservĂ©s et maĂ®triser vos budgets.
Validez les archives arrivées à leur échéance de péremption, pour faire procéder à leur élimination sécurisée.
Statistiques et historiques
Pilotez vos archives en toute simplicité grâce à des reportings et des indicateurs couvrant l’ensemble du cycle de vie de vos archives externalisées, comme par exemple l’état des stocks par typologie.
Communiquez facilement avec votre gestionnaire client dédié.
Suivez vos demandes d’informations et les réponses apportées en temps réel via les différents historiques disponibles.
Recherches et consultations d’archives (communications d’archives) :
Consultez vos archives externalisées en quelques clics.
Effectuez vos recherches d’archives selon plusieurs critères cumulables :
par la typologie,
par des libellĂ©s prĂ©sents dans les inventaires, Ă l’intervalle…
Espace Client complet et ergonomique pour la gestion de vos archives papier et numériques
Connectez tous les possibles…
Votre espace client se connecte à différentes solutions de gestion et d’archivage électronique :
Elle réconcilie la consultation des documents au format papier et électronique dans un même espace de consultation, simplifiant ainsi votre transformation digitale de l’entreprise.
Vous avez accès à l’historique complet de vos différentes demandes et pouvez suivre en temps réel l’état de leurs traitements (date d’expédition, numéro de colis, date de réintégration…). Vous obtenez ainsi une traçabilité complète des mouvements.
Un outil d’archivage sécurisé pour une traçabilité optimale
Sécurisez l’accès à vos archives
Notre plateforme d’archivage est conçue par nos équipes informatiques, ce qui permet de maitriser son développement et sa sécurité.
L’amélioration ou le développement de nouvelles fonctionnalités s’appuie sur l’expérience utilisateur et sur les demandes d’évolution de nos clients.
La connexion à la plateforme est sécurisée par protocole HTTPS et les droits d’accès sont contrôlés par un login + mots de passe + nom d’utilisateur.
HABILITATION
Vous disposez d’un espace d’administration pour créer et gérer les droits et habilitations des utilisateurs, gérer les typologies de documents, associer une typologie à une habilitation… Vous préservez ainsi la sécurité et la confidentialité de vos données.
CONTRÔLE
Les communications d’archives papier sont tracées à chaque opération pour mieux contrôler leurs suivis.
L’ordre de destruction d’archives est validé uniquement par les utilisateurs habilités.
SÉCURITÉ
Les copies numériques sont transmises, via un protocole sécurisé, uniquement aux utilisateurs habilités et sont hébergées dans un espace sécurisé.
HISTORIQUE COMPLET
Vous avez accès à l’historique complet de vos différentes demandes et pouvez suivre en temps réel de l’état de leurs traitements (date d’expédition, numéro de colis, date de réintégration…). Vous obtenez ainsi une traçabilité complète des mouvements.
Découvrez toutes nos solutions pour l’archivage et la gestion de vos documents
Externalisation D’archives physiques
Destruction sécurisée d’archives
Archivage Ă©lectronique
AUDIT ET CONSEIL EN ARCHIVAGE
EXTERNALISATION D’ARCHIVES
DESTRUCTION SÉCURISÉE D’ARCHIVES
Archivage Ă©lectronique
AUDIT ET CONSEIL EN ARCHIVAGE
L’œil d’AGS Records Management : décryptage par nos experts des bonnes pratiques pour la conservation de vos documents
Découvrez le blog, « Dans l’œil d’AGS Records Management »
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