LOGICIEL G.E.D
SOLUTION DE GESTION ÉLECTRONIQUE DE DOCUMENTS
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SOLUTION G.E.D
G.E.D INTEGRÉE
ENJEUX G.E.D
DÉPLOIEMENT G.E.D
Solution de Gestion Electronique de Documents G.E.D
Vos processus documentaires dématérialisés et fluidifiés
AGS Records Management propose une solution de Gestion Électronique de Documents (G.E.D) pour dématérialiser, classer, rechercher, stocker et partager en toute sécurité les données et documents de votre entreprise.
Notre logiciel de G.E.D s’adapte aux besoins des différents services de votre organisation : ressources humaines, achat, comptabilité, commercial, qualité… La G.E.D vous permet d’automatiser vos process métier, de simplifier et fluidifier le travail collaboratif au sein de votre organisation.
G.E.D : solution intégrée
à vos processus métier
Tous vos flux documentaires centralisés et accessibles à tout moment
La dématérialisation des processus documentaires est incontournable et s’opère à tous les niveaux de l’entreprise. Elle transforme le partage et l’accessibilité de l’information entre les différents services et implique une gestion des documents numériques fiable, sécurisée et efficace.
La solution de G.E.D d’AGS Records Management intègre toutes les fonctionnalités permettant de gérer efficacement le cycle de vie de vos documents.
Principales fonctionnalités de notre logiciel G.E.D :
Gestion des droits d’accès
Gestion des droits des collaborateurs
Extraction intelligente des données
Enrichissement des données
Importation et automatisation du classement des fichiers
Recherche organisée via les métadonnées ou contenus
Consultation et téléchargement sécurisés des fichiers
Workflow d’automatisation
Traçabilité des différentes versions via la gestion des versions
Intégration de signatures électroniques
Tableau de bord
G.E.D : Gestion efficace
de vos documents numériques
Répondre aux enjeux de sécurité
et de productivité de votre entreprise
La gestion des données est au cœur des enjeux de gouvernance de l’information pour toutes les entreprises et administrations.
Notre logiciel de G.E.D permet de mettre en application et de façon coordonnée les règles associées à la politique documentaire de l’entreprise. Ainsi vous maîtrisez les risques liés aux flux d’informations circulants tout en garantissant un meilleur partage au sein de vos services.
Renforcer la sécurité des données
Les documents électroniques sont stockés en toute sécurité pour diminuer le risque de perte ou d’utilisation illicite de vos données. Toutes les actions sont tracées pour garantir la traçabilité des documents.
Sécuriser l’accès et la confidentialité des documents
La G.E.D permet de définir et de gérer les droits d’accès aux différentes données et documents. Les données sont partagées de façon sécurisée entre les utilisateurs autorisés à les consulter.
Assurer la conformité réglementaire et respecter le RGPD
Notre logiciel de G.E.D intègre des fonctionnalités pour garantir une gestion structurée des données : règles de gestion des documents, plan de classement, suivi des accès et confidentialité des données… La G.E.D permet une meilleure protection des données personnelles et assure un contrôle strict des informations sensibles, essentiel à la conformité au RGDP.
Fluidifier le partage des informations
Le déploiement d’une G.E.D améliore l’efficacité et le traitement des documents grâce à l’automatisation des processus tout en sécurisant leur gestion sur le long terme. Elle permet de mettre en place une gestion collaborative sécurisée des documents au sein de l’entreprise.
AGS Records Management intégrateur de G.E.D
Nos experts vous accompagnent dans votre projet de G.E.D
Les experts AGS Records Management vous accompagnent dans votre démarche de dématérialisation globale pour mettre en œuvre une solution G.E.D adaptée à vos process et aux différents flux d’informations.
Nos équipes décomposent avec vous toutes les étapes du processus de G.E.D et assurent une planification minutieuse pour adopter la meilleure approche pour votre projet et ainsi garantir le succès du déploiement de votre solution de G.E.D
Acquisition des documents
Nos experts analysent vos besoins car l’acquisition de vos documents peut se faire de plusieurs façons en fonction de leur nature (PDF, JPEG, Word, e-mail…) : création d’un document nativement électronique, interne à votre organisation, intégration de documents électroniques existants, externes à votre organisation, intégration de documents au format papier, archives d’entreprise ou documents reçus.
Ces derniers ne sont pas nativement électroniques, la numérisation est donc nécessaire pour intégrer ces flux à votre système de G.E.D.
Classement et indexation
des documents
Pour faciliter la recherche et la consultation des documents stockés au sein de votre G.E.D, les informations sont classées à partir de différents critères : date de création, auteur du fichier, numéro ou le nom du client… et indexées à partir des métadonnées, du contenu ou mots clés.
Nos experts vous accompagnent pour structurer un système de gestion documentaire adapté à votre organisation.
Stockage
Nos experts vous conseillent pour dimensionner une solution adaptée à vos besoins en fonction du volume des documents, de la fréquence de consultation ou du nombre d’utilisateurs. Il permet d’assurer la sécurité des données dans le temps en fonction de leur cycle de vie.
Consultation et partage
des documents
L’objectif de la G.E.D est de permettre le partage sécurisé de données entre les différents services ou collaborateurs de l’entreprise. Les documents hébergés dans la G.E.D sont des documents de travail, qui vont faire l’objet de multiples modifications au cours de leur cycle de vie. Il est donc indispensable de définir en amont de votre projet les modalités de diffusion et les règles de gestion de droits d’accès (lecture, modification, partage…) aux différents documents.
Nos experts déterminent avec vous l’ensemble du processus de gestion documentaire.
Archivage des documents
Les documents stockés au sein d’une G.E.D le sont de façon temporaire pendant toute la durée d’utilisation du document. La G.E.D n’assure pas l’archivage des données dans la durée, elle n’a pas vocation à garantir l’intégrité et l’authenticité des documents.
Un Système d’Archivage Électronique (S.A.E) certifié NF Z42-013 est la seule solution vous garantissant un archivage à valeur probatoire.
AGS Records Management Nos garanties
PRODUCTIVITÉ
Automatisation des processus
Recherche simplifiée
via les métadonnées
Tableaux de bord
SÉCURITÉ
Gestion des droits d’accès
Traçabilité des versions
Archivage à vocation probatoire via un S.A.E
ACCOMPAGNEMENT
Une équipe d’experts dédiée
Solution personnalisée
Déploiement étape par étape
Découvrez toutes nos solutions de dématérialisation
SYSTÈME D’ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE
SIGNATURE ÉLECTRONIQUE
DIGITALISATION
DES PROCESSUS
DOCUMENTAIRES
NUMÉRISATION
DE DOCUMENTS
SYSTÈME D’ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE
SIGNATURE ÉLECTRONIQUE
DIGITALISATION
DES PROCESSUS
DOCUMENTAIRES
NUMÉRISATION
DE DOCUMENTS
L’œil d’AGS Records Management : décryptage par nos experts des bonnes pratiques de conservation de vos documents
Découvrez le blog, « Dans l’œil d’AGS Records Management »
Retrouvez tous les conseils de nos experts pour réussir votre projet d’externalisation d’archives physiques ; articles, guides des durées légales de conservation, vidéos, études, retours d’expériences, petit lexique de l’archivage…
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