Le département Solutions Digitales d’AGS Records Management, dirigé par Jean-Marc Giudicelli, célèbre une reconnaissance internationale prestigieuse : le Digital Leaders Award décerné par DocuWare pour l’accompagnement de T2S Pacifique dans la transformation digitale des Banques de Tahiti et de la Banque de Nouvelle-Calédonie.
Ce prix salue un projet d’une ampleur exceptionnelle : moderniser et unifier la gestion documentaire de deux établissements bancaires du Groupe BPCE répartis sur plusieurs îles du Pacifique, dans un contexte géographique particulièrement contraignant où les agences sont dispersées sur différents territoires insulaires, parfois très éloignés les uns des autres.
Le contexte Client : des défis multiples pour deux banques insulaires
Dans une dynamique de modernisation et d’harmonisation de leurs outils numériques, la Banque de Tahiti et la Banque de Nouvelle-Calédonie, en coordination avec la Caisse d’Épargne Île-de-France (CEIDF) et T2S Pacifique, ont engagé une refonte complète de leur système de gestion électronique des documents.
Jusqu’alors, chaque établissement utilisait des solutions distinctes et fragmentées pour l’archivage et la consultation documentaire. Cette situation générait de multiples problématiques opérationnelles. Les équipes bancaires perdaient du temps à rechercher des documents éparpillés dans différents systèmes sans vision unifiée. Les risques d’erreur et de perte d’information augmentaient avec la duplication incontrôlée. La maintenance de plusieurs solutions hétérogènes alourdissait considérablement les coûts informatiques. Et surtout, dans un contexte géographique où les agences sont réparties sur différentes îles parfois très éloignées les unes des autres, l’absence de centralisation compliquait encore davantage les échanges documentaires et la collaboration inter-agences.
T2S Pacifique, entreprise IT du Groupe BPCE en Polynésie française et en Nouvelle-Calédonie, créée en 2012 avec pour mission exclusive de concevoir, faire évoluer et exploiter le système d’information des deux banques du Groupe Caisse d’Épargne dans le Pacifique, portait la responsabilité stratégique de cette modernisation. L’objectif était clair : converger vers une solution unique, capable de répondre aux exigences métiers tout en facilitant les synergies inter-établissements, en particulier pour les projets d’évolutions et la maintenance, tout en garantissant une cohérence technique et fonctionnelle avec les standards du groupe BPCE.
Des volumes considérables et des exigences bancaires strictes
Les chiffres donnent la mesure du défi à relever. La Banque de Tahiti, deuxième acteur bancaire de Polynésie française, prévoyait l’archivage de 2,2 millions de documents pour un stockage de 1,4 téraoctet. La Banque de Nouvelle-Calédonie, née d’une fusion il y a dix ans, devait archiver 2,4 millions de documents pour une capacité de stockage équivalente de 1,4 téraoctet. Au total, ce sont donc 4,6 millions de documents qu’il fallait centraliser, sécuriser et rendre accessibles de manière performante à près de 600 collaborateurs répartis dans 34 agences (17 pour chaque banque) et 2 centres d’affaires, servant ensemble plus de 66 000 clients.
Au-delà de la volumétrie impressionnante, le projet devait impérativement répondre aux exigences strictes du secteur bancaire. La solution devait offrir une couverture fonctionnelle étendue capable de gérer l’ensemble du cycle documentaire :
- capture multicanale des documents (numérisation, import email, saisie manuelle),
- indexation automatique intelligente pour faciliter la recherche,
- archivage légal conforme aux durées de conservation réglementaires,
- recherche avancée multicritères,
- automatisation des workflows métiers,
- gestion granulaire des droits d’accès selon les profils et habilitations,
- traçabilité exhaustive de toutes les opérations.
La solution devait également s’intégrer aux divers processus métiers bancaires : gestion des clients et des comptes, moyens de paiement, gestion de titres, découverts et crédits, assurances et produits complémentaires, ainsi que les ressources humaines pour les collaborateurs en banque. Cette diversité de cas d’usage imposait une flexibilité et une adaptabilité maximales de la plateforme documentaire.
Le choix de DocuWare intégré par AGS Records Management
Après une analyse approfondie des solutions disponibles sur le marché, BNC et BT ont choisi DocuWare pour remplacer leurs solutions existantes fragmentées, recherchant une GED complète offrant une couverture fonctionnelle étendue et adaptée aux besoins spécifiques des établissements du Pacifique.
Pour piloter le déploiement technique de cette solution, AGS Records Management a été choisi comme intégrateur expert. Ce projet de grande envergure exigeait une solide expérience dans les projets de transformation documentaire bancaire, une maîtrise approfondie de la solution DocuWare et des capacités d’intégration avec les systèmes d’information bancaires, d’une connaissance fine des contraintes réglementaires du secteur financier et une capacité démontrée à piloter des projets complexes impliquant de multiples parties prenantes réparties géographiquement.
Une transformation digitale complète orchestrée par AGS Records Management
AGS Records Management a piloté le déploiement d’une infrastructure documentaire entièrement repensée, basée sur DocuWare Cloud. L’objectif principal était de créer un référentiel documentaire unique, centralisé, accessible depuis toutes les agences bancaires dispersées à travers le Pacifique, tout en maintenant les plus hauts standards de sécurité et de performance exigés par le secteur bancaire.
La centralisation des 4,6 millions de documents existants a représenté un chantier technique considérable mené avec rigueur par les équipes d’AGS Records Management. Il ne s’agissait pas simplement de migrer des fichiers d’un système à un autre, mais de structurer, indexer intelligemment et organiser ce patrimoine documentaire hétérogène pour le rendre pleinement exploitable dans le nouveau système. AGS Records Management a mis en œuvre des processus rigoureux de migration garantissant l’intégrité complète des données, la traçabilité de chaque opération de transfert, et la continuité de service pendant toute la phase de transition pour ne pas perturber les opérations bancaires quotidiennes critiques.
Mais la dimension la plus stratégique et la plus complexe du projet concernait l’intégration fluide de la GED DocuWare avec l’ensemble de l’écosystème informatique bancaire existant.
« Les connecteurs standards de DocuWare ont facilité les interfaces avec l’ensemble des outils de nos environnements, en adéquation avec la dynamique de convergence applicative de Banque de Tahiti et Banque de Nouvelle Calédonie », souligne François Duwez.
AGS Records Management a développé et paramétré les interconnexions avec quatre systèmes majeurs. L’intégration avec le Core Banking System SAB permet désormais d’associer automatiquement chaque document au bon dossier client, au bon compte, à la bonne opération bancaire, éliminant les ressaisies manuelles et garantissant la cohérence parfaite entre données bancaires et documents associés. L’interfaçage avec la solution de signature électronique DocuSign fluidifie les processus de contractualisation et accélère les cycles de validation documentaire.
La connexion avec le Système d’Archivage Électronique WiDOSAE certifié NF 461, assure que tous les documents nécessitant une conservation à long terme sont automatiquement transférés vers ce coffre-fort numérique sécurisé avec garantie d’intégrité, de pérennité et de restitution fiable.
Gains opérationnels mesurables pour les équipes bancaires
Au-delà de la conformité technique et réglementaire, cette transformation a généré des bénéfices opérationnels concrets et mesurables pour les équipes des deux banques, transformant profondément leur efficacité quotidienne.
Les collaborateurs ont gagné en réactivité et en autonomie grâce à un accès distant optimisé et centralisé. Un conseiller clientèle basé à Tahiti peut désormais retrouver instantanément, en quelques secondes seulement, un document concernant un client, même si ce document a été initialement archivé par une agence de Nouvelle-Calédonie. Cette capacité de recherche unifiée transforme radicalement l’efficacité du service client et la rapidité de traitement des demandes, améliorant la satisfaction client et la productivité des équipes.
La réduction significative des flux papier entre agences constitue un autre gain majeur. Auparavant, les transferts de dossiers physiques entre îles nécessitaient des envois postaux coûteux ou des transports spéciaux via les rotations aériennes, avec des délais de plusieurs jours voire semaines. Désormais, un dossier numérisé et indexé et circule instantanément entre toutes les agences, éliminant délais incompressibles, coûts d’affranchissement substantiels et risques de perte ou de détérioration des documents physiques pendant le transport.
La traçabilité complète de toutes les opérations facilite également les audits internes et externes, obligatoires et fréquents dans le secteur bancaire soumis à de multiples contrôles réglementaires. Les contrôleurs peuvent reconstituer précisément l’historique complet de n’importe quel document, identifier qui l’a consulté, quand, pour quelle raison, quelles modifications ont été apportées. Cette capacité d’audit exhaustive renforce la conformité réglementaire et sécurise juridiquement les établissements bancaires face aux risques de contentieux ou de sanctions.
L’ensemble du dispositif favorise ainsi une gestion documentaire cohérente, agile et résolument tournée vers les usages numériques, dans une logique de convergence technologique et de service client renforcé qui positionne les Banques de Tahiti et de Nouvelle-Calédonie parmi les établissements bancaires les plus modernes du Pacifique.
Une synergie exemplaire entre acteurs complémentaires
T2S Pacifique assurait la maîtrise d’ouvrage stratégique du projet, définissant les objectifs métiers, les contraintes techniques, les priorités de déploiement et pilotant globalement la transformation en coordination avec les directions des deux banques et de la CEIDF.
AGS Records Management intervenait comme intégrateur expert, responsable du déploiement technique de la solution, de son paramétrage selon les besoins métiers bancaires spécifiques du Pacifique, de l’intégration complexe avec l’écosystème informatique existant (SAB, DocuSign, Fronteo), de la migration sécurisée des 4,6 millions de documents existants, et de la mise en œuvre de l’archivage électronique à valeur probante avec sa solution SAE WiDOSAE.
La Démat’, partenaire local implanté dans le Pacifique, apportait l’ancrage territorial indispensable dans ce contexte géographique particulier : connaissance approfondie du contexte local polynésien et calédonien, des spécificités culturelles et organisationnelles, présence physique sur place permettant des interventions rapides et un accompagnement de proximité des équipes bancaires, relais local permanent pour le support utilisateur quotidien.
DocuWare fournissait la plateforme technologique de pointe, solution de GED leader mondial reconnue pour sa robustesse éprouvée, sa sécurité maximale, ses capacités d’intégration étendues via API et connecteurs standards, et son évolutivité permettant d’absorber la croissance future des volumétries documentaires.
Cette complémentarité parfaite entre vision stratégique métier (T2S Pacifique), expertise technique d’intégration bancaire (AGS Records Management), ancrage local opérationnel (La Démat’) et excellence technologique (DocuWare) a créé une dynamique collective performante qui explique largement le succès du projet.
Au-delà de la performance technique indéniable, ce projet illustre parfaitement la philosophie d’accompagnement qui caractérise AGS Records Management : écouter et analyser en profondeur les besoins exprimés et non exprimés des clients pour comprendre leurs véritables enjeux, concevoir des solutions sur-mesure parfaitement adaptées à leurs contextes spécifiques plutôt que d’imposer des réponses standardisées, piloter rigoureusement et méthodiquement les déploiements complexes en maîtrisant délais et qualité, former et accompagner humainement les équipes utilisatrices pour garantir l’appropriation réelle des outils, et maintenir un engagement de long terme dans la durée pour assurer le succès pérenne de la transformation bien au-delà de la simple mise en service technique.
Présentation du client :
T2S Pacifique (Transaction Shared Services Pacifique) est le GIE informatique du Groupe BPCE en Polynésie française et en Nouvelle-Calédonie, créé en 2012 et filiale à 100% de la Caisse d’Épargne Île-de-France (CEIDF). Sa mission exclusive consiste à concevoir, faire évoluer et exploiter le système d’information de deux établissements bancaires stratégiques du Groupe Caisse d’Épargne dans le Pacifique.
La Banque de Tahiti, deuxième acteur bancaire de Polynésie française, sert ses clients via 17 agences et près de 300 collaborateurs. Précurseur du paiement sans contact sur le territoire, elle poursuit activement sa modernisation digitale tout en maintenant un ancrage territorial fort à travers des initiatives culturelles, sportives et citoyennes.
La Banque de Nouvelle-Calédonie (BNC), née d’une fusion il y a dix ans, déploie ses services dans 17 agences et 2 centres d’affaires. Elle place l’innovation et l’engagement environnemental au cœur de sa stratégie, participant activement à la transition énergétique du territoire.
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